Сіздің бизнесіңіздің цифрлық сатылым дәуіріне өтуіне байланысты сіз қағазды беру жүйесінен сандық файлды басқару жүйесіне ауысу немесе ауыстыру туралы шешім қабылдауыңыз керек. Толық компьютерлендірілген жүйеге ауысу қорқынышты болып көрінуі мүмкін, бірақ сандық жүйенің үлкен артықшылықтары көпшілікті көшуге мәжбүр етті.

...

Шығындардың азаюы

Құжаттарды сақтау үшін жылжымайтын мүлікті жалға алу құнына байланысты, цифрлық өтініш беру ол жүзеге асырылғаннан кейін төленеді. Физикалық құжаттар болмағандықтан, құжаттарды өңдеу және кері қайтару шығындары айтарлықтай азаяды. Бұл қағаз түрінде сақталуы керек құжаттарды кішігірім және үнемді жерлерде сақтауға болатындығын білдіреді.

Жасылға айналдырыңыз

Кәсіпорынның көміртегі мөлшерін азайту қазіргі экологиялық саналы тұтынушылар базасына жетудің маңызды факторы болуы мүмкін. Бұл компания имиджін едәуір жақсарта алады, салықтық жеңілдіктер береді және тасымалдау шығындарын азайтады. Сандық тіркеу жүйесі компанияның бүкіл негізін оң өзгерте алады, ал «экологиялық таза» жүйеге ауысу көптеген жарнамалық нұсқаларды ұсынады.

Тегіс жұмыс процесі

Физикалық түрде сақталған және сақталған құжаттардың басып шығарылып алынуы ұзақ уақытқа созылуы мүмкін, ол адамның қателігіне, қауіпсіздік мәселелеріне және физикалық жоғалтуға әкелуі мүмкін. Бұл сандық жүйеге қатысты емес. Құжатқа бірнеше сәтте қажет болған адамның үстелінен қол жеткізуге болады. Бұл жұмыс уақытының қысқаруына әкеледі, бұл тезірек алға жылжуды және жобаны жасауға көп уақытты қажет етеді.

Үлкен қауіпсіздік

Кәдімгі қағаз беру жүйесін кез-келген адам ашып, қараса, сандық жүйе құжаттардың құпиялығын сақтауға мүмкіндік беретін әр түрлі қорғау деңгейлерін ұсына алады. Файлдарды басқару жүйесі сіздің құжаттарыңызды парольдермен, әр түрлі пайдаланушылар үшін белгіленген папкалармен, деректерді шифрлау және тексеру жолдарымен қай файлға кімнің кіргенін және қашан жазғанын әлдеқайда қауіпсіз етеді.

Сенімді архивтеу

Қағаз құжаттар мен файлдарды шамадан тыс пайдалану, өрттің шығуы, су тасқыны және басқа табиғи апаттар салдарынан жоюға болады. Деректер әлемнің кез келген нүктесінде серверлерде сақталатындықтан, бизнес құжаттарыңызды мүлікке мүмкін болатын зақым туралы алаңдамай-ақ сақтай аласыз. Сіз, мысалы, алынатын қатты дискілерді, USB таяқшалары мен ықшам дискілерді қолдана отырып, мұрағатталған деректерді портативті етуге болады.